Social Media en los eventos

Hace dos semanas asistí a la feria del automóvil en mi ciudad y me llamó la atención que no estuviera presente el social media en el evento. Ni redes sociales, hashtag, web,… e incluso el único concurso que se celebraba consistía en introducir una papeleta con tus datos personales en una urna de cristal, el de toda la vida. El evento fue mencionado en alguna red social con los datos básicos como fecha y lugar de celebración y poco más. Por ello he decidido escribir este post, para explicarte la importancia que tiene la relación de un evento y el social media y como puedes hacerlo. Elaborar un plan de Social Media resulta interesante no solo para dar a conocer el evento, también para hacer al público partícipe del mismo.

Para lograr tus objetivos, debes tener una estrategia de marketing de eventos y social media planificada antes, durante y después del mismo.

Antes del evento

Antes de la fecha del evento, tienes que determinar una serie de acciones para crear expectación y difusión del mismo.

Título del evento 

Esto será lo primero que crees. Es importante darle promoción desde el principio, aunque tengas pendiente por determinar varios elementos del evento. Comienza anunciándolo en tu web y perfiles sociales.

Lugar de celebración

Comparte en los diferentes medios lo planos del lugar del evento, cómo llegar, informa si hay algún servicio gratuito, etc..

 

Aprovecha la historia y noticias relacionadas con el lugar de celebración del evento para crear contenido en torno a este.

Precios

Ve informando periódicamente de los precios de tu evento en tu web y redes sociales.

No olvides generar sensación de urgencia ofreciendo un número limitado de entradas o un aumento del precio progresivo.

Ponentes/Artistas/Empresas presentes en el evento

Si se trata de un evento donde van a acudir ponentes o artistas, es una buena idea que los presentes en tus redes sociales explicando quienes son, sus perfiles sociales, alguna de sus obras, artículos o cualquier mérito que merezca ser destacado y que contribuya a animar al público a asistir. Pídeles a estos que compartan también el evento en sus webs, redes sociales y blogs.

Si al evento acuden ponentes o conferenciantes, una manera interesante de presentarlos es invitarlos a que escriban artículos en tu página web sobre alguno de los temas que van a tratar. De esta manera, además de transmitir confianza y cercanía, te ayudará a generar contenido de calidad en tu web.

Comunicación Tradicional

No te puedes olvidar de combinar la comunicación digital junto a la tradicional. Incluye el hashtag oficial del evento y tus redes sociales en los carteles, invitaciones o folletos que distribuyas para promocionarlo.

Elabora notas de prensa y envíalas a medios de comunicación generalistas y especializados, empresas del sector ,etc…

Comunicación Digital

Un espacio web dedicado al evento

Puedes crear una landing page con un diseño atractivo y botones sociales para permitir a los visitantes que realicen un seguimiento del evento y compartir el contenido.

La landing page debe incluir:

• Forma de conseguir las entradas (formulario de registro y/o pasarela de pago)
• Información del lugar y fecha de celebración del evento.
• Información del programa, con horarios y salones. El programa de actividades es uno de los elementos más importante para llamar la atención del público y promover su asistencia.
• Detalles de los invitados al evento. Informa de quiénes acudirán y sus datos de referencia.
• Blog donde podrás compartir artículos y noticias relacionados con el evento.

Usa un countdown del evento para llamar la atención del público.

Redes Sociales

El éxito de un evento siempre viene precedido de una correcta planificación y estrategia. Lo mismo sucede cuando utilizamos las redes sociales para promoverlo. Una adecuada planificación antes, durante y después de un evento puede hace que sea un éxito. Dedica tiempo y esfuerzo a promoverlo antes de que comience. Te va a ayudar a generar expectativas y, seguramente, un aumento en la venta de entradas.

1.-Haz un plan de promoción en las redes sociales

Lo primero que debes hacer es crear un plan en redes sociales para promocionar el evento. Conoce dónde esta público objetivo y dirígete a aquellas redes sociales en las que esté presente. Por ejemplo, no es lo mismo que tu evento esté relacionado con negocios B2B y en el que sería fundamental usar la red social LinkedIn que si tu evento se trata de un concierto dirigido a un público joven donde lo ideal sería usar otras redes orientadas a este público.

2.-Prepara tus perfiles sociales

Uno de los puntos fundamentales previos a cualquier evento es la creación de los perfiles de las redes sociales con las que se va a realizar la cobertura del mismo. Estos perfiles tienen que estar perfectamente optimizados con información completa de la empresa, evento, etc.

3.-Crea un hashtag único para todas las redes sociales

Es uno de los elementos principales. Crear un hashtag único para todas las plataformas te va a ayudar a que el público encuentre todo el contenido relacionado con el evento y tú puedas realizarle un seguimiento. Compártelo en todos los sitios que sea posible: en la web del evento, en el email de confirmación a los asistentes, en las acreditaciones físicas, a través de carteles en el lugar del evento, redes sociales, etc. El hashtag tiene que ser visible en todas las fases del evento. Invita a tu público a que utilice el hashtag en su publicaciones. 

4.-Diseña imágenes para ser compartidas en las redes sociales con información del evento y llamadas a la acción.

5.-Crea un vídeo de ediciones anteriores

Realiza un vídeo destacando los mejores momentos e imágenes de ediciones anteriores y los logros obtenidos. El usuario podrá ver que es lo que va a encontrar en el evento y le animará a participar en él. Permite que este vídeo pueda ser compartido en las diferentes redes sociales. Agrega este vídeo en la web del evento o página de aterrizaje (landing page) , newsletter y redes sociales.

6.-Invita a un Influencer o personaje relevante a tu evento

Estos personajes van a ser un motivo atractivo para acudir a tu evento. Además, cuentan con muchos seguidores por los que tu evento llegará a más público interesado en el asunto. En este enlace de DMP Global Media tienes varias herramientas donde puedes encontrar influencers relacionados con la temática en la que estés interesado.

7.-Elige a tu equipo de trabajo

Define quienes va a ser las personas que se van a encargar de gestionar las cuentas  oficiales y cuáles van a ser sus tareas. Durante el evento hay mucha información que recoger y publicar en los diferentes medios por lo que, seguramente, necesitemos a más de un profesional que se encargue de ello.

8.-Realiza campañas de pago

Implementar una campaña promocional de pago te ayudará a segmentar a tu público y a llegar a una audiencia posiblemente interesada en tu evento. Puedes realizar campañas en GoogleAdwords y en redes sociales. Aquí tienes un mini curso de Francisco Andrades donde te explica como utilizar Facebook Ads para promocionar tu evento.

¿Qué puedes publicar en las redes sociales?

• Anuncio del evento en sí recordando de fechas, ponencias, asistentes, etc.
• Comparte las historias de la preparación del evento, anécdotas del equipo, imágenes que de otra forma no se verían,… Muestra el lado más humano del evento.

• Noticias relacionadas con el evento.
• Curiosidades o pequeños adelantos de lo que se podrá ver en el evento, de forma que crees expectación.
• Contesta dudas.
• Realiza sorteos de entradas, productos, descuentos o similares. Aquí te dejo un enlace de Mabel Cajal en el  que te explica como puedes realizar concursos en las redes sociales.

• En en caso de Twitter , Facebook y LinkedIn puedes además fijar la publicación en la parte superior de tu perfil con información y enlaces a tu evento.

• Informa de cualquier variación que se produzca en el evento: modificación de programa, variación de los asistentes o patrocinadores, etc..
• Programa contenido para que se publique en las diferentes redes sociales antes y durante el evento con la información básica, es decir, aquella información que conocemos de antemano y no va a modificarse.

Campaña de email

Elabora una campaña de email marketing con la base de datos que tengas ( clientes, proveedores, etc..). En esta campaña envía un email con toda la información del evento y enlace a tu landing page (si la has creado). Puedes ofrecer un descuento exclusivo en el precio de las entradas a tus suscriptores e informarle de novedades exclusivas.

Durante el evento

1.- Dale dinamismo a tu evento en las redes sociales.

-Publica regularmente informando de todo aquello relevante que vaya sucediendo. Los no asistentes al acto podrán seguir todo lo que esté pasando a través del hashtag y las redes sociales.

-Utiliza el vídeo en directo para mostrar aquello que está sucediendo al momento. Facebook Live es un increíble recurso en tiempo real, Periscope y las historias de Instagram funcionan bastante bien.

-Si al evento acuden ponentes, puedes twittear o publicar citas etiquetando la publicación con el hashtag del evento y @mencionar personaje que lo ha citado.

–Invita a los asistentes a que participen y compartan en las redes sociales utilizando el hashtag oficial.

2.-Crea concursos en las redes sociales

Puedes crear concursos con el hashtag  invitando a los asistentes a que compartan imágenes suyas del evento, premio al seguidor más activo en Twitter, etc..El premio puede ser el libro de alguno de los ponentes, un regalo facilitado por algún patrocinador del evento… siempre intentando que esté en línea con el tema, target y concepto del acto.Te recomiendo que utilices la herramienta Easypromos para llevarlos a cabo. 

3.-Pregunta durante el evento

Interactúa con tu audiencia usando preguntas y encuestas. Realiza preguntas sobre el evento tales como  ¿qué stand es el que más te gusta? ¿qué ponencia te está resultando más interesante? ¿qué grupo de música no te vas a perder? etc…
Del mismo modo, contesta todas a aquellas preguntas o quejas sobre el evento que puedan ir surgiendo durante el desarrollo del mismo.Puede rastrear las interacciones del evento a través del hashtag oficial.

4.-Crea contenido audiovisual y compártelo

-Momentos detrás de escena. Comparte con tus seguidores aquellas imágenes, vídeos, etc…de momentos que estén sucediendo durante el evento. Comparte momentos divertidos, problemas que vayan surgiendo y como se están solucionando, etc…Te ayudará a mejorar la conexión con tu público.

-No te olvides del formato vídeo. Además de las transmisiones de vídeo en vivo que nombramos anteriormente realiza vídeos de las instalaciones, salas, stands, etc… Puede realizar video entrevistas simplemente con tu móvil. Javier Manzaneque te explica en este artículo cómo puedes hacerlo. Ya sabemos que el formato vídeo es el más compartido en las redes sociales.

5.-Muestra los mensajes de las redes sociales en el lugar del evento

Puedes instalar una pantalla o un monitor que muestre todos los mensajes sociales que incluyen el hashtag oficial del evento. Esto, seguramente, anime a los asistentes a participar.

Para esto puedes utilizar herramientas cómo la que te ofrecen Cool-Tabs, Paredes.IO, SocialWallPro, etc… Su precio mínimo ronda los 300€ por día.

6.-Monitorea los datos del evento y compártelo con tu público.

Existen herramientas como la de Metricool que te permiten monitorizar todos los datos a través del Hashtag. Te permite encontrar los usuarios más influyentes, dispositivos que han utilizado, rankings de contenidos, etc.. Su precio es de 9,99$ al día.

Después del evento

Una vez finalizado el evento se analizará toda la información recibida y se evaluará. Sigue realizando acciones en redes sociales, publicando noticias en el blog, etc..

1.-Crea imágenes con citas y comentarios destacados y compártelo en redes sociales, newsletter, etc…

2.-Crea un álbum de fotografías en Facebook.

3.- Comenta y agradece a los participantes, asistentes y patrocinadores del evento. Agradece los comentarios y facilita contenido y material del evento: vídeos, presentaciones, etc… Con esto vas a conseguir prolongar la relación con el público una vez finalizado el evento.

4.-Analiza los principales datos de las plataformas sociales donde has estado presente para descubrir aquello que mejor ha funcionado y lo que podrías mejorar en siguientes ediciones. Es importante medir tanto los resultados cuantitativos (número de menciones, retuits, likes en Facebook, etc..) como el sentimiento (comentarios positivos, negativos, ponentes/marcas más mencionados, etc.).

5.-Crea encuestas online para la optimización de los futuros eventos e insértalas en las diferentes redes sociales. Puedes preguntar por aquello que más/menos haya gustado al público, que aspectos cambiarían, en que puedes mejorar, etc…

6.-Recoge todas las notas de prensa, menciones en blogs y noticias, páginas especializadas del sector … y compártelas en las redes sociales, blog ,email…

7.-Atiende los comentarios. Seguramente al finalizar el evento recibirás comentarios positivos y negativos del evento. Agradece los positivos pero no te olvides de contestar los negativos y ofrece soluciones cuando sea posible. Estos comentarios también te van a ayudar a mejorar en futuras ediciones o celebraciones del evento.

Conclusión

Promover un evento en social media requiere de una planificación y esfuerzo importante pero las ventajas que obtienes merecen la pena. Hoy en día todo está presente, de algún modo, en el mundo digital y cualquier evento debe también estarlo. No hacerlo supone dejar pasar la oportunidad de llegar a más público y fidelizar al que ya tienes.

¿Habéis organizado algún evento haciendo uso del social media? ¿Cuál ha sido vuestra experiencia? 

Rocío Hernández Cruz

Soy una apasionada del Marketing Digital y el Social Media. Presto servicios a empresas y negocios relacionados con el mundo de la moda para gestionar su identidad digital. La finalidad de este blog es poder ayudar a personas y negocios a mejorar su presencia en el mundo digital a través de consejos y herramientas que puedan serles útiles.